Утилизация документов

Для каждой организации утилизация документов с истекшим сроком хранения в Санкт-Петербурге и Ленинградской области – это строго регламентируемый процесс, который должен сопровождаться документацией. Но методы уничтожения бумаг отличаются в зависимости от их типа и секретности.

Для правильной организации этого процесса – в соответствии с установленной схемой и законом – следует обращаться в компании, которые могут предоставить бумаги, подтверждающие легитимность процедуры. Ведь в противном случае начальник организации, неверно уничтожившей бумаги, будет привлечен к ответственности по Уголовному Кодексу и выплате штрафа.

Правила утилизации просроченных документов

Компании могут уничтожать документы, только когда это разрешено законом. К таким бумагам относятся в первую очередь документы временного хранения, у которых вышел срок годности (до 10 лет).

Важно! Остальная регулярная документация, в соответствии с ФЗ №125, должна размещаться в федеральных и местных архивах в течение минимум 75 лет.

Если встает вопрос об уничтожении и утилизации архивных документов с истекшим сроком хранения, то собирается комиссия в соответствии с правительственным постановлением. Экспертиза определяет вопросы относительно тех или иных бумаг. В ходе этой экспертизы могут быть установлены документы, которые должны быть уничтожены: просроченные бумаги, дубликаты бланков и других материалов.

Методы уничтожения материалов

Для официального уничтожения архивных документов применяются механические методы. А вот для утилизации бухгалтерских отчетностей и некоторых других видов материалов можно использовать уникальный способ переработки – химическое уничтожение.

Шредирование, или измельчение

Дешево, доступно, быстро. Механическое измельчение с помощью шредера – самый простой способ переработки и утилизации документов в СПб, среди преимуществ которого:

  • невозможность восстановления измельченных материалов;
  • колоссальная скорость обработки мусора;
  • низкая стоимость процедуры при использовании услуг посредника.

Современный шредер способен справиться с огромным потоком бумаг за считанные часы.

Требования к уничтожению документации шредером

Тип документа Степень измельчения
1 уровень – простая документация Резка аппаратом на полосы шириной 1,2 см
2 уровень – служебные документы Измельчение полосками 0,6 см
3 уровень – важная документация Измельчение вдоль и поперек при необхохдимости, толщина линий – до 0,2 см
4 уровень – закрытая и секретная информация Разрезание на 2 мм полоски вдоль и 15 мм поперек
5 уровень – сверхсекретные бумаги Нарзека на 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек

Некоторые компании позволяют заказывать уничтожение документов в СПб на 6 уровне секретности – полное перетирание бумаги.

Утилизация документов

Сжигание бумаг

Этот способ используется, когда нужно уничтожить огромные партии документации как можно быстрее. Сжигание дает почти полную гарантию на безвозвратную ликвидацию материалов. Но у него есть главный недостаток, требующий участия специальных организаций, — сжигать материалы можно только в специальных печах.

Также сжигание – экологически вредный метод переработки. А при ручном уничтожении отдельные части документации могут сохраниться под общей массой бумаг.

Закапывание материалов

Если у организации невысокий оборот материалов, то закапывание может стать альтернативным способом уничтожения архива бухгалтерских бумажных документов. Однако в этом случае бумаги могут раскопать по распоряжению государства (или злоумышленники).

Химическая обработка секретных бумаг

Один из самых надежных, но дорогих способов уничтожения конфиденциальных материалов, — применение воды и химии. Актуален для крупных компаний, государственных учреждений, которым требуется 100% гарантия утилизации секретной документации. Использовать этот метод можно после обработки шредером для повышения надежности.

Переработка бухгалтерской документации

Целенаправленная утилизация бухгалтерских и финансовых отчетов, если они не утратили годность, — это незаконная деятельность. Хранить такие документы нужно не менее 5 лет, если нет иного постановления со стороны государства. Выполнять уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения можно термическим и химическим путем, а также с помощью шредера.

Порядок утилизации

Чтобы процедура была законной, заказчик должен пройти через следующие этапы уничтожения материалов:

  1. Определить формальную ценность путем экспертизы.
  2. Отсортировать бумаги, утратившие срок годности.
  3. Составить акт об уничтожении материалов с подписью руководителя.
  4. Получить разрешение на утилизацию от государственных органов.
  5. Обеспечить ликвидацию в соответствии с законом.

Акты об утилизации должны храниться в архиве компании. По запросу государственных органов руководитель должен предоставить их.

Быстрая утилизация в нашей компании!

Конфиденциальность и соответствие требованиям закона – вот принципы, которые соблюдает наша компания. Стоимость уничтожения конфиденциальных документов зависит от общего количества бумаг и применяемого метода обработки. Обратитесь к нам, и менеджер назовет точную сумму!

Сотрудничество с нашим центром – это удобный сервис и экономия времени:

  • обеспечим погрузку, доставку и уничтожение секретных документов, бухгалтерской отчетности и бумаг с истекшим сроком годности;
  • в ходе сотрудничества с вами работает персональный менеджер, будь то разовая или постоянная услуга;
  • оплату можно внести как до, так и после оказания услуги;
  • документы, в том числе сопроводительные акты, в офис заказчика доставит курьер.

Мы гарантируем соблюдение требований безопасности и конфиденциальности всем клиентам, будь то физические или юридические лица. Обращение в нашу службу – это строгая отчетность, консультации на каждом этапе процесса и экономия вашего времени!

Обратный звонок


×